Home » Draaiboek

Het draaiboek voor een geslaagd evenement:

 

Zoals je zelf zal merken dat hoe verder de voorbereidingen gaan er ook steeds meer bij komt kijken.

Hou dit voor jezelf overzichtelijk, zodat je straks door de bomen het bos niet meer ziet en er van alles fout gaat of dat er dingen over het hoofd worden gezien.

Gebruik hiervoor een duidelijk draaiboek voor, tijdens en na het evenement.

 

Waar bestaat een draaiboek uit:

Een draaiboek bestaat vaak uit diverse onderdelen.

  • Een algemeen deel.
  • Een overzicht van de taken dan is het overzichtelijk van wie, wat en waar zal doen
  • De huishoudelijke informatie van het evenement
  • Hou een lijst bij van de benodigdheden en de materialen.

 

Het algemene deel:

In dit deel vermeld je de contactgegevens van je leveranciers en alle medewerkers.

Zo hou je de namen, adressen en telefoonnummers overzichtelijk en in geval van calamiteiten kun je snel schakelen.

 

In dit deel kun je ook de kern van je evenement, tijd van begin en tijd van het einde, maar ook de plek waar het evenement zich plaats vind.

 

Overzicht van wie, wat en waar:

 

Hier staat een simpele opsomming van alle feiten en alle afspraken die voor jouw evenement worden gemaakt.

De volgende punten kun je hierin vermelden:
 
  • Tijden
  • Plaats
  • Het programma onderdeel en activiteiten.
  • Wie de verantwoordelijke zijn
  • En je houd ruimte voor opmerkingen en eventuele aantekeningen.

Het programma wat je wilt gaan doen is de rode draad van het draaiboek..

Zet daarom alles zo duidelijk mogelijk voor jezelf op een rij, zodat je naar mate het evenement vordert het overzicht blijft behouden.

 

Wat ook heel belangrijk is dat je de opbouw en afbouw van het evenement vermeld in het draaiboek, zodat je vanaf begin tot eind alles kan overzien.

 

Een eigen draaiboek per leverancier is makkelijk en kun je de volgende punten in meenemen:

  • Voor de locatie de nodige benodigdheden.
  • Plattegronden voor aanleverroutes.
  • En de openingstijden voor eventuele standhouders, leveranciers van eventuele faciliteiten van stands ed.

 

Huishoudelijke informatie:

 

Hierin kun je routebeschrijvingen doen met plattegronden, maar vooral de huisregels.

 

Lijst van de benodigde materialen:

 

Zoals dit al zegt stel een lijst op van alle benodigde materialen zodat je een duidelijk beeld hebt wat je nodig hebt en dit eventueel kunt afvinken.

Houd deze lijst wel up-to-date tijdens de voorbereidingen en tijdens het evenement.

 

Neem ruim de tijd om een draaiboek te maken want dit kan jouw evenement maken of breken.

 

Hieronder vind je een draaiboek template deze kun je simpel downloaden en gebruiken.. 

Multi Music Events Draaiboek Template
Excel – 35.0 KB 33 downloads

Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.