Home » Checklist

Evenementen Checklist:

 

Je bent van plan een evenement te gaan organiseren, maar hoe ga je beginnen? Ga je het alleen doen, met een groep (evt. vrijwilligers), ga je het in samenwerking doen met een evenementenburo of geef je het in z'n geheel uit handen?

Dit zullen de vragen zijn die je jezelf van tevoren moet stellen om jouw evenement tot een succes te maken.

 

Een echte checklist of draaiboek voor een evenement bestaat niet maar wij proberen jou op weg te helpen met deze checklist en informatie, zodat je dan in ieder geval een goed fundament hebt voor een geslaagd evenement.

 

DE VOORBEREIDING VAN HET EVENEMENT

 

Zodra je jouw evenement gaat voorbereiden komt er veel bij kijken om jou te organiseren evenement vorm te geven.

Hierbij moet je denken alles wat zichtbaar is en aan alles wat ondersteunend is voor het evenement.

Zelf organiseren of toch uitbesteden:

 

Denk goed na of je het evenement zelf wil organiseren, deel in samenwerking met evenementen organisatie of jouw evenement geheel laten organiseren

Maak je de keuze om het zelf te gaan organiseren en je wilt hierbij vrijwilligers bij betrekken.

Zorg hierbij dan dat je een groep samen stelt dat bestaat uit verschillende leeftijden en zowel gelijkwaardig mannelijk als vrouwelijk.

Zorg er ook voor dat je de verantwoordelijke personen aanwijst, waar jij het uiteindelijk aanspreek punt blijft.

 

Bepaal je doelgroep:

 

Het is bij het organiseren van een evenement belangrijk om jouw doelgroep te bepalen.

Onder doelgroepen verstaan we:

  • Leeftijd
  • Vaste gasten of (ook) van buiten af
  • Eigen personeel of met partner

 

Soort evenement:

 

Het soort evenement kan bestaan uit indoor of outdoor.

Zoals de naam al zegt een indoor evenement is een evenement die binnen word gehouden. Een outdoor evenement is een evenement dat buiten word gehouden.

Op onze site kun je diverse evenementen vinden.

 

Datum evenement:

 

Een datum bepalen voor je evenement is belangrijk, want je moet rekening houden met eventuele vakantie periode, leeftijdsdoelgroep en locatie als je deze zelf niet hebt.

 

Vergunningen:

 

Wat vaak vergeten word zijn eventuele vergunningen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de locatie (vaak bij outdoor evenementen).

Maar ook voor geluid, wat belangrijk is voor jouw entertainment, je wilt toch niet hebben dat halverwege het evenement het entertainment moet stoppen, omdat er geen vergunning hiervoor aanwezig is.

Lees meer over vergunningen >

 

Het budget:

 

Wat heel belangrijk is om te bepalen wat het budget is wat je uit kunt geven.

Daarom is het van groot belang dat je van tevoren een kosten planning maakt, zodat uiteindelijk niet voor een verrassing staat. 

 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Eventueel locatie als je deze zelf niet hebt.
  • Vergunningen als deze moeten worden aangevraagt
  • Eventuele uitnodigingen of reclame.
  • Zo niet aanwezig uitbesteding van de catering
  • Entertainment.
  • Licht en geluid als dit niet aanwezig is op de locatie.
  • Aankleding van het evenement.
  • Bij grote evenementen zou het verstandig zijn om een evenementen verzekering af te sluiten. Dit om mogelijke financiële tegenslagen te voorkomen.

Meer over Budget >

 

Draaiboek:

 

Zeker voor grote evenementen waar meerdere artiesten of entertainment aanwezig zal zijn, is het verstandig om een draaiboek te maken.

Zo weten iedereen wat er op een bepaalde tijd moet gebeuren, zodat er minimale uitloop komt want vaak ben je aan tijd gebonden.

 

Lees meer over het draaiboek >

 

Locatie voor je evenement:

 

Ben je niet in bezit van een eigen locatie dan kan je op zoek naar een locatie, ga dit wel op tijd doen en hou rekening met het aantal gasten dat jouw evenement komt bezoeken.

Hieronder vind je een kleine schema waar je rekening mee moet houden voor een bedrijfsfeest, netwerkevenement, receptie, feestavond etc:

  • Receptie 1 vierkante meter per persoon.
  • Lopend buffet 1,5 vierkante meter per persoon.
  • Aan tafel buffet 1,5 tot 2 vierkante meter per persoon.
  • Feestavond 1 tot 1,5 vierkante meter per persoon.

Geef je een evenement in een tent lees hier dan verder.

 

Uitnodigingen:

 

Als je dit alles doorlopen hebt, kun je mensen die je wilt uitnodigen een leuke en officiële uitnodiging sturen via de post of via een mailing list.

Is het een evenement waar iedereen mag komen dan is een goeie reclame maken belangrijk.

Dit kun je via posters, flyers doen maar ook via social media.

Hou wel hierbij je doelgroep in het oog.

 

Wij hopen je met deze checklist een klein beetje op weg te helpen om jouw evenement tot een succes te maken

Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.